背景介绍
随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，解决档案如何高效管理，如何有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等一系列的问题更加凸显。
国家相继出台的多条政令，支持智慧档案室建设，如《“十四五”全国档案事业发展规划》、《机关档案工作目标管理认定标准》、《数字档案室建设指南》 、《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）等，信息化快速发展和档案实践不断进步，档案管理趋向精细化，对档案室建设提出更高要求，智慧化档案室建设必然趋势。
痛点问题
1.管理理念落后
管理理念落后，重“藏”轻“用”，流程高度依赖人工，导致效率低下、错误率高，且专业人才匮乏，整体管理水平难以提升。
2.设备智能化程度不足
自动化程度极低，档案的查找、搬运、盘点完全依赖人力，劳动强度大且精度差；环境调控被动，缺乏基于数据的智能预警与自动控制。
3.档案处理效率低下
数据录入效率低下、易出错；档案内容多为非结构化数据，无法被有效检索和挖掘，导致其内在价值被“沉睡”，难以支撑深度利用。
4.储存成本增长
实体档案持续增长，对物理空间造成巨大压力；同时面临载体老化与自然灾害等安全风险，其异地备份成本极高，难以有效实施。
预期效果
1.数字档案管理系统
将线下人工流程全部线上化，实现从文件生成、在线归档、自动分类、智能编目到网上借阅审批的全生命周期管理。
2.应用自动识别
为每份档案盒或案卷粘贴RFID标签。实现档案的快速批量盘点、精准定位（可精确到架、层、盒）、出入库自动登记和防盗报警。
3.档案数据处理的革新
应用OCR（光学字符识别）技术，自动识别扫描件上的文字信息，以快速完成档案著录。同时提供类似互联网搜索引擎的全文检索，并能进行语义联想和智能推荐。
4.存储体系的升级
为所有重要实体档案建立完整的数字副本（数字孪生），实现“实体”与“信息”的分离管理。同时，将全部数字档案数据在异地备份中心进行实时或定期同步备份，确保在任何灾难情况下数据的完整性与可恢复性。
通过建设一体化数字档案管理平台，系统性地解决了传统档案管理的痛点。它不仅实现了档案管理本身的降本增效和安全保障，更重要的是，它将档案从“沉睡的故纸堆”激活为“鲜活的数据资产”，为组织的决策、研究和创新提供了前所未有的知识支撑和价值赋能。